00:00 [Introducción] Paola García: En la actualidad, la tecnología y la innovación son fundamentales para el éxito y la eficiencia de cualquier negocio. Pero, ¿Cómo pueden la contabilidad y la tecnología ayudar a los empresarios de a pie a prosperar? ¿Qué beneficios traen consigo? Acompáñanos en esta emocionante conversación sobre herramientas tecnológicas, las últimas tendencias al alcance de tu bolsillo que están transformando el emprendimiento y cómo aplicarlas.

00:26 [Música]

00:41 Paola García: ¡Hola, qué tal! Bienvenidos a Empresarios de a Pie, el podcast donde conversaremos sobre el arduo camino de los negocios y

lo que lleva al emprendedor a tener que saber temas legales, fiscales, marketing, recursos humanos, producto, ventas, procesos, entre muchos temas más. ¡Y vaya que se aprende! Se aprende sobre la marcha. Así que quédate con nosotros, yo soy Paola García y me acompaña Julio Zavala y aquí estamos para compartir nuestras dudas comunes sobre negocios y algunas experiencias para ayudar a mejorar sus posibilidades de alcanzar el éxito.

01:09 Julio Zavala: ¡Hola, Paola! Hola a todos. Soy Julio Zavala y estamos muy contentos de hablar sobre un tema fascinante en este episodio, la tecnología al servicio de los negocios. Vamos a explorar cómo está cambiando la forma de gestionar las finanzas y cómo podemos llevar a cabo los procesos contables de forma más sencilla y eficiente.

01:30 Paola García: Y vaya que este tema es muy interesante el que vamos a abordar el día de hoy acerca de la tecnología. Y es que la tecnología ha avanzado bastante conforme van pasando los años; ha llegado, pues a contribuir, a facilitarnos más algunos procesos tradicionales que hemos hecho durante muchos años y que ahora pueden estar más fácil y más al alcance de nosotros o de la mayoría de las personas y hablando de la contabilidad de las empresas, pues también nos ayuda a tener mucho más controlada nuestra contabilidad, pero para comenzar este tema tan importante y tan interesante hay que primero saber qué es la contabilidad.

02:06 Julio Zavala: La contabilidad es la disciplina que enseña las normas y procedimientos para analizar, clasificar, y registrar todas las operaciones efectuadas por una empresa. El objetivo de la contabilidad es proporcionar información financiera útil, relevante para la toma de decisiones. Ahora, esta es la definición que usualmente vemos en los libros pero en palabras simples, la contabilidad consiste en registrar todas las operaciones de la empresa relacionadas con el dinero para saber de dónde ha venido todo lo que la empresa tiene y a dónde se ha ido y cuánto queda. Por lo tanto, es común referirse a la contabilidad de un negocio al compendio clasificado y ordenado por períodos de todas sus facturas, compras, gastos, pagos de nómina, estados de cuenta y entre otros documentos. Ahora, como podemos ver, la contabilidad debería de ayudarte a ti como empresario a tomar decisiones, debería funcionar como una brújula para saber de dónde vienes y hacia dónde vas. Sin embargo hay una mala práctica sobre el uso de la contabilidad y esta situación se acentúa en las pequeñas y medianas empresas y es el hecho de que la contabilidad o los registros contables son utilizados y entregados a los contadores únicamente para el cálculo de impuestos, y esto bueno es un gran error pues realmente debería proporcionar primeramente información para controlar nuestro negocio, conocer el estado económico del mismo y en un segundo plano, evidentemente, para el cálculo de impuestos.

03:49 Paola García: ¡Vaya, qué interesante! Hablemos sobre la contabilidad tradicional. ¿Cuál es esa contabilidad tradicional que las empresas pues llevan a cabo? Y bueno, ahora comenza con esto de la tecnología, ¿Cuál puede ser la nueva contabilidad ya basada en estos desarrollos tecnológicos?

04:07 Julio Zavala: Sí mira, la contabilidad tradicional data desde antes de la era de las computadoras. Antes de la existencia de las computadoras existían los, los llamados libros diarios físicos que era básicamente un libro literal, donde tú registrabas tus ingresos y tus egresos de forma cronológica, además existían las hojas tabulares, unas hojas muy largas, horizontales, con varias columnas donde se registraban operaciones contables. Ya para la llegada de las computadoras obviamente esto se simplificó más con las primeras, en la llegada de las primeras hojas de cálculo, hojas electrónicas e incluso la llegada de los primeros software contable. Sin embargo seguía siendo contabilidad tradicional, pues ahora lo que hacías era registrar en una computadora el mismo libro, entonces básicamente a eso le llamamos o lo conocemos como contabilidad tradicional. Ahora, con la introducción de las nuevas tecnologías, la llegada del CFDI en México, la contabilidad digital se basa en la automatización de registros contables. Por ejemplo, puedes automatizar un proceso de descarga de CFDI's que detone acciones para el registro contable sin la intervención humana. Por ejemplo, que cuando llega un correo electrónico de un proveedor con una factura adjunta, corra un proceso que registre contablemente esa factura en tiempo real.

05:28 Paola García: ¡Wow, qué interesante! Y bueno, sobre todo, pues la tecnología sigue transformando la vida de todos nosotros. Qué mejor que nos facilite pues, la contabilidad que es a lo mejor a la que muchos podemos decir "uy, es que esto nos puede costar más trabajo", pero qué mejor que ya haya herramientas tecnológicas que nos pueden ayudar a agilizar pues estos procesos para llevar nuestra contabilidad pues lo mejor lo mejor posible. Y bueno, hablando también de otro tema muy interesante, pues, ¿Cuáles son aquellas plataformas que nos pueden ayudar a, pues, a empezar con esto de llevar un mejor control en nuestra... en nuestra contabilidad como empresas?

06:07 Julio Zavala: Hay muchas plataformas en el mercado, por citar algunas, está Aspel, está Contpaq, y muchas otras marcas líderes en el mercado de las cuales nosotros podemos hacer uso. Sin embargo, yo en lo personal creo que muchos de estos software están diseñados y enfocados para ser usados por contadores y es aquí donde está la principal barrera de entrada para ser utilizado por por un empresario de a pie, que normalmente son ellos los que están al frente del negocio, son los que venden, compran y operan el negocio, y todavía tienen que utilizar un software demasiado técnico.

06:43 Paola García: Algo muy importante e interesante que que ahorita se me vino... se me ocurrió mi querido Julio, es de esos Software que acabas de mencionar pues, ¿Cómo se elige el mejor Software que puede llegar o que podamos necesitar en nuestra empresa?

06:59 Julio Zavala: Yo considero que como tal, todo el software existente en el mercado es muy bueno -son muy buenos. No podría decirte "este es mejor que que el otro", más bien diríamos, ¿Cuál es el más apropiado para la etapa en la que estamos, en la que está mi negocio? Yo partiría de si tú eres un empresario que no cuentas con un equipo de trabajo administrativo, y a ti te toca hacer toda la parte de gestión administrativa y contable, yo me iría por una herramienta más sencilla de utilizar, incluso quizás con hojas de cálculo, pero que sigas conservando la esencia de los registros contables. Solo piénsalo de esta manera, antes de la era de las computadoras existían negocios muy exitosos que hacían cosas totalmente manuales y crecían en sucursales y personal, y y no estoy diciendo que que ahora agarres la piedra y el cincel para hacer tus registros contables, sino que tomes una herramienta que entiendas, que te haga sentido y que te arroje información que te ayude a tomar decisiones. Pero si tú ya tienes un equipo de trabajo y que incluso dentro de tu equipo tienes un contador o un auxiliar administrativo, pues a lo mejor puedes pensar en un software más técnico que tu equipo puede ejecutar, pero sin dejar de tu supervisar y revisar los reportes, o incluso, puedes tener contadores externos que ellos lleven totalmente la herramienta pero que no debería de dejar de entregarte informes o algún reporte mensual sobre todas las actividades contables y financieras de tu negocio. Aquí lo importante, el mensaje principal de todo esto es como... tú como empresario, cómo le sacas provecho a la información que se está procesando y calculando de forma diaria.

08:45 Paola García: Para utilizar ese tipo de herramientas, Julio, ¿Se necesita de alguna capacitación específica?

08:51 Julio Zavala: Bueno, dependiendo de qué tan compleja sea la herramienta que se haya elegido podemos tomar algún curso, que para la gran mayoría de las herramientas ya hay cursos en línea gratuitos, o a un precio muy asequible. Ya ahora que si nos vamos a meter a un software contable más complejo evidentemente quizás necesites una capacitación más formal, tú y tu equipo, o incluso quizás debas también considerar tiempos de implementación o ya que en algunos casos pudieras tener redefiniciones de procesos administrativos y contables en tu negocio por otro lado, si estás notando que tomas y tomas cursos y no terminas de entender la herramienta, entonces quizás no estás usando la herramienta adecuada. La herramienta debe de hacer sentido para ti y no debería tomarte demasiado tiempo de entenderla.

09:40 Paola García: Ok perfecto. Y bueno, hablando también de la automatización de los procesos, pues bueno, sabemos que la tecnología nos permite automatizar todas esas tareas, pues, repetitivas, tediosas, que han aumentado la eficiencia y también nos han ayudado a reducir los diferentes errores humanos. Bueno, platícanos un poco acerca de cómo nos ayuda la tecnología, pues, automatizar todos estos procesos que si de repente nos duele un poco la cabeza con todo ello.

10:09 Julio Zavala: Existen herramientas gratuitas en línea para la gestión de varios procesos administrativos. Por ejemplo, para la gestión de tareas y proyectos puedes utilizar Trello o Asana, los cuales te van a ayudar a tener un mejor control sobre las tareas y, además, puedes detonar alertas cuando esas tareas se hayan realizado o incluso cuando estén fuera de término. También puedes integrar en tu proceso Google Drive o Dropbox para el almacenamiento de archivos y también para compartirlos en línea. En Google Drive, en particular, incluye un marketplace de complementos que te permite integrar utilerías de terceros. Para automatizar algunas tareas, por ejemplo, enviar una notificación de correo electrónico cuando se sube un archivo o una carpeta específica, si contamos, por ejemplo, con algún sitio web, también podemos comenzar a utilizar chat para la atención al cliente, de tal manera que en el sitio web se esté dando un servicio 24/7. Herramientas de este tipo son algunas que puedo mencionar, como ManyChat o Chatfuel, para crear un propio chatbot. Ambas opciones cuentan con planes gratuitos. Y, por ejemplo, si nuestro equipo de trabajo cuenta con algún ingeniero en sistemas, podemos considerar utilizar servicios en la nube como Amazon AWS, Google Cloud o Microsoft Azure. Lo podemos utilizar para almacenar y procesar datos de tal manera que nos permitan reducir costos de infraestructura de nuestra tecnología o de nuestra infraestructura de TI. Perdón, ya por último, podemos utilizar las herramientas que todo mundo conocemos y utilizamos, como por ejemplo Excel, donde con una macro bien diseñada podemos leer toda una carpeta de CFDIs. Al final, un CFDI es un archivo XML que podemos leer y capturar en Excel automáticamente para, por ejemplo, ordenarlos, clasificarlos y así evitar errores de captura.

12:05 Paola García: Increíble, no hombre, está súper interesante ese tema. Esperamos que también a nuestros oyentes les esté gustando y estén interesados en todo este tipo, pues, de temas que nos ponen a pensar, ¿no? Y también, claro, que nos da, pues, a lo mejor, mayor interés de también implementar nuevas tecnologías en nuestros negocios. Bueno, vamos con otro punto muy interesante que es el acceso a la información en tiempo real. ¿Cuál es la importancia de contar con información financiera que esté actualizada, que sea accesible en todo momento para la toma de decisiones de acuerdo a las circunstancias o problemáticas que se vayan enfrentando, pues, dentro de nuestra empresa? Cuéntanos un poco de esto.

12:45 Julio Zavala: Este punto puede llegar a ser tan sencillo o tan técnico dependiendo del nivel de información que manejemos en nuestra empresa y, además, de la ubicación geográfica de nuestras operaciones. Pero si vamos de lo simple a lo complejo, tenemos que comenzar preguntándonos: ¿Cuál es el grado o nivel de detalle en la información que necesitamos y también el origen del mismo? No es lo mismo estar consultando, en tiempo real, por ejemplo, el monto de ventas del día a un estado financiero completo. También debemos considerar a quién va a consumir esa información: nosotros, nuestros colaboradores, nuestros clientes. También tener en cuenta el origen de esa información. Es más sencillo estar consultando, por ejemplo, un solo punto de múltiples zonas geográficas que tener sucursales dispersas en todo lo largo y ancho del país. Y una vez definido lo anterior, es necesario integrar las diferentes fuentes de datos para tener una visión consolidada de tal información. Podemos utilizar herramientas de integración de datos como ETL (viene del inglés Extract, Transform, and Load) para procesar los datos de diferentes fuentes. Y ya por último, podemos crear dashboard o tableros que muestren la información contable o financiera que queremos estar visualizando con alguna herramienta de business intelligence, como puede ser, por ejemplo, Microsoft Power BI. Básicamente, podemos utilizar estas herramientas. Ahora, este es un enfoque. Otro enfoque sería tener acceso a nuestros sistemas administrativos y financieros desde cualquier lugar, remotamente. En este caso, si no contamos con sistemas expresamente diseñados para funcionar en la nube, podemos implementar servicios de escritorio remoto, conocidos como RDP (Remote Desktop Protocol), en los cuales las aplicaciones a correr se instalan en un servidor y nosotros solamente estamos accediendo remotamente a las aplicaciones desde nuestros dispositivos.

14:55 Paola García: Entonces, bueno, quiere decir que contar con información contable y actualizada y accesible en todo momento, pues, es esencial para la toma de decisiones, ¿no?, y que los negocios estén muy informados de lo que entra y sale dentro de su negocio. Algo también muy importante y hablando de esta tecnología de lo que se sube a la nube, de lo que se comparte, es la seguridad y la protección de los datos. Y bueno, ¿cómo las soluciones tecnológicas garantizan la seguridad y pues esa confiabilidad sobre la información financiera de las empresas? ¿Cómo mantenerla a salvo esa información?

15:32 Julio Zavala: Este rubro para mí es crítico, y para ello tendríamos que seguir las mejores prácticas de seguridad que disminuyan los riesgos de ser objeto de ataques o de algún robo de información. Una primera buena práctica es que, por ejemplo, si nosotros o nuestros colaboradores utilizan laptops u algún otro equipo que de alguna manera es vulnerable a algún extravío o robo, es el hecho de que tengamos nuestro disco duro encriptado. Windows en sus versiones profesionales incluye Bitlocker, o también podemos utilizar File Vault para eso en equipos Mac, que básicamente son aplicaciones nativas para el cifrado del disco duro. De tal manera que, si no contamos con una clave de acceso cuando encendemos el equipo, no sería posible acceder a la información contenida en él. Incluso también cuando retiramos el disco y lo queremos conectar a otra computadora, tampoco lo podríamos acceder. Por tanto, este tipo de encripción (encriptación) es a nivel de disco, y es muy diferente a la contraseña que utilizamos en nuestro perfil de usuario. Otro punto sería el control de acceso a los recursos. Podemos comenzar haciendo una matriz de accesos de forma muy práctica. Básicamente es una tabla en la que detallamos quién y a qué recursos tiene acceso. Esos recursos pueden ser acceso a las aplicaciones, a derechos de publicación en una red social, por ejemplo, archivos, algún CFDI, cuentas bancarias, acceso a correos electrónicos, entre otros. La idea en este punto es tener una visión clara y completa de quién accede a qué y establecer mecanismos de revocación de accesos en caso de que algún miembro del equipo ya no sea más miembro del equipo. Evidentemente, las copias de seguridad es algo que tenemos que cuidar. Pero más allá del hecho de respaldar solamente la información, el punto es diseñar e implementar un plan de recuperación ante cualquier eventualidad. Y aquí voy a poner un ejemplo para evidenciar a qué me refiero. Imagínate que contamos con un servidor en nuestra empresa y hacemos respaldos todos los días, pero tenemos la mala fortuna de que se nos daña la fuente de poder. La fuente de poder del servidor, ¿y qué vamos a hacer? Tenemos los respaldos, pero no los podemos utilizar. Y bueno, alguien sugiere entonces comprar un equipo nuevo. Y entonces el equipo de TI comienza de forma rápida a hacer el cambio del equipo, instala el sistema operativo, instala aplicaciones, da de alta a los usuarios, sube los respaldos y un buen de actividades, de que pasó el suceso a que el nuevo equipo está listo y funcionando, podría pasar casi una semana si no es que poco más. Eso es a lo que me refiero donde digo que un respaldo no es suficiente. Y ya por último, tendríamos que mantener actualizados nuestros sistemas y utilizar herramientas de monitoreo de detección de amenazas e implementar prácticas en las que podamos detectar patrones de actividad inusual. Y ya por último, mantener actualizados nuestros sistemas y utilizar herramientas de monitoreo y detección de amenazas, implementar prácticas en las que podamos detectar patrones de actividad inusual para que podamos tomar medidas preventivas. El mensaje de todo esto que estamos platicando es tratar de prevenir cualquier escenario futuro, para no tener sorpresas en el futuro también.

19:08 Paola García: Claro, es muy interesante ese tema porque a lo mejor puede sonar un poco de paranoia el pensar en "uy, nos van a robar la información", pero siempre es estar alerta con esa información que es muy importante para nuestra empresa. Así que siguiendo estas recomendaciones, puedes proteger la información financiera de posibles amenazas, algo que te va a garantizar la confiabilidad de esa información empresarial que tienes y que tienes que tener bien resguardada. Algo también muy interesante que debemos platicar es la colaboración en línea, como la tecnología puede facilitar el trabajo en equipo y la comunicación entre los miembros de una empresa, y claro, su contador o su asesor financiero, muchas veces sin estar presencialmente, sino que a través de la tecnología podemos tener ese tipo de colaboraciones en línea. Platícanos un poco, Julio.

19:58 Julio Zavala: Fíjate que este tema tiene mucha trascendencia porque a raíz del COVID, todo este tema de colaboración en línea se detonó. Ya existía la colaboración en línea, pero no era tan común. Si era algo que se iba a dar paulatinamente en el futuro, seguramente, pero el COVID exponenció y aceleró su implementación. Nos trajo esta nueva forma de pensar y hace que la gente tenga acceso compartido a la información. Ya la información no es nada más mía, es de mi equipo que está en el otro lado del mundo, quizás, y nos cambió el paradigma de la comunicación por videoconferencia hasta un punto en que hoy día es algo absolutamente normal. Nos hace también pensar diferente en cuanto a la supervisión de actividades, donde ahora podemos enfocarnos a un resultado, más que estar pensando en que si las personas llegaron tarde a su trabajo o no. Las herramientas que yo destacaría en este rubro para la que se dé esta colaboración son Google Workspace y Microsoft 365, anteriormente conocido como Office 365. Estas dos suites de software nos permiten trabajar con un equipo remoto y dejar de pensar en un modelo basado en un único centro de trabajo. Nos permite trabajar con hojas electrónicas simultáneamente a más de una persona, nos permite hacer videoconferencias, asignar tareas, hacer presentaciones, entre otras funciones. Entonces, si bien el COVID nos devastó como sociedad, también nos potenció y nos trajo esa exponenciación de las tecnologías.

21:41 Paola García: Sí, de cómo trabajar en equipo. Vaya que también nos puso a muchos profesionistas en jaque, pero también llegaron muchas oportunidades con esto de esta pandemia, donde pues también se estableció el Home Office, que es la manera de trabajar pues tu oficina en casa, ¿no? Y vaya que, dentro de estos negocios, pues no tenían que parar, tenían que seguir su camino y qué mejor pues que la tecnología se haya prestado y nos haya ayudado muchísimo. Pero algo también que es importante, es hablando de la adaptabilidad y también la escalabilidad, la importancia de elegir soluciones tecnológicas que se vayan adaptando al crecimiento y a la evolución de los negocios, mi querido Julio.

22:24 Julio Zavala: Okay, vamos definiendo ambos conceptos. La adaptabilidad se refiere a la capacidad de la solución tecnológica para ajustarse a los cambios en el entorno empresarial, mientras que por su parte, la escalabilidad se refiere a la capacidad de la solución tecnológica para manejar un aumento en la carga de trabajo a medida que la empresa crece. Ahora, el hecho de que implementemos soluciones basadas en tecnología en nuestros negocios no es sinónimo de éxito. El éxito de un negocio depende de muchos factores, sin embargo, las tecnologías sí pueden ser ese diferenciador de ese crecimiento si cuidamos los demás aspectos. Por ejemplo, podemos contratar cinco personas que nos ayuden en la cobranza de nuestro negocio o podemos contar con una solución informática que haga ese proceso automáticamente y que incluso genere los recibos electrónicos de pago y haga la conciliación bancaria una vez que un pago se haya efectuado.

23:28 Paola García: Bueno, pues información muy interesante, dicen por ahí información que cura, que nos va a ayudar a curar nuestras empresas, o al menos pues ayudarlas a optimizar algunos procesos que pueden ser para nosotros, en lo tradicional, un poco tediosos pero que con ayuda de la tecnología van a ser eso, mucho más fáciles, más llevaderos y más exactos, y en menos con menos errores humanos, digamos de alguna manera. Y bueno, ha sido hoy un gusto estar con ustedes en este episodio que está lleno de información muy valiosa sobre la transformación de la tecnología en la contabilidad que puede ayudar a los negocios hacer pues más eficientes en la gestión financiera. Ha sido un placer compartir contigo y con todos ustedes este espacio. Esperamos que hayan disfrutado de este episodio tanto como nosotros disfrutamos hacerlo. Gracias por estar con nosotros y escucharnos. Mi nombre es Paola García.

24:19 Julio Zavala: Gracias Paola, y gracias a ti que nos escuchas por haber llegado al final. Nos encantaría saber tu opinión. Déjanos tus preguntas, comentarios y sugerencias en nuestro correo electrónico podcast arroba Zavala Aguilar punto mx. Y para aquellos que nos ven en YouTube, si te gustó este episodio, dale clic en "me gusta" y compártelo con tus amigos. Y si no te gustó, dale dos veces clic en "no me gusta". Soy Julio Zavala, y esto fue "Empresarios de a Pie". Hasta la próxima, empresarios de a pie, hasta la próxima.

24:44 [Música]

25:07 Paola García: Una producción de Zavala Aguilar.