00:00 [Introducción] Paola García: En el mundo de los negocios, la gestión adecuada de nuestras finanzas y el cumplimiento de nuestras obligaciones fiscales es crucial para el éxito. En el episodio de hoy, hablaremos sobre un elemento clave de este proceso: los CFDIs. Acompáñanos mientras exploramos qué son, para qué sirven y cómo podemos gestionarlos correctamente en nuestras empresas. No importa si eres un emprendedor novato o un empresario experimentado, este episodio te proporcionará información valiosa para dominar este importante tema. ¡Acompáñanos!

00:32 [Música]

00:45 Paola García: Hola, ¿qué tal? ¡Bienvenidos a un nuevo episodio de Empresarios de a Pie! El podcast que te acompaña en tu camino emprendedor, brindándote información clave sobre temas legales, fiscales, marketing y mucho más. Soy Paola García y me acompaña Julio Zavala. Hoy hablaremos de un tema esencial para cualquier negocio en México: los CFDIs y su importancia, claro.

01:06 Julio Zavala: Así es, Paola. ¡Hola a todos! Soy Julio Zavala y en este episodio abordaremos los CFDIs, cómo manejar tus facturas electrónicas, las mejores prácticas y cuál es su relevancia con las empresas mexicanas.

01:19 Paola García: ¡Excelente! Es un tema muy importante y muy interesante. Así que hoy vamos a aprender y nos van a explicar sobre qué son los CFDIs y vamos comenzando con esa pregunta. ¿Qué te parece, mi querido Julio?

01:31 Julio Zavala: Claro, un CFDI es la abreviación de Comprobante Fiscal Digital por Internet, que en términos simples es una factura electrónica, es decir, es un documento comercial utilizado como comprobante fiscal que se emite y se recibe de manera electrónica. Ahora bien, en cada país existen regulaciones fiscales que establecen ciertos requisitos para la emisión y el uso de facturas. Para el caso de México, las facturas electrónicas tienen una estructura definida bajo el estándar ya conocido como CFDI, que fue especificado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) ya hace algunos años y hoy día es el modelo de facturación electrónica vigente en México. Ahora, técnicamente un CFDI se compone de dos archivos: un archivo XML con la estructura definida ya por el conocido Anexo 20, de acuerdo al tipo de CFDI, y un archivo PDF que representa la información contenida en el XML. Pese a que no es necesario guardar el PDF como tal, dado que se puede volver a generar con algún visor a partir del archivo XML, es recomendable resguardarlo, ya que el archivo XML puede no contener toda la información no fiscal plasmada en el PDF, como es el caso, por ejemplo, de observaciones generales en un documento. Entonces, resumiendo, el CFDI es un comprobante fiscal que es utilizado para el cumplimiento de las obligaciones fiscales en México.

03:04 Paola García: Okay, perfecto. Y ahora que ya sabemos qué son los CFDIs, bueno, explícanos si existen algunos tipos o cómo se clasifican.

03:12 Julio Zavala: Sí, mira, actualmente, para la versión 4.0 del estándar CFDI, existen seis tipos: ingreso, egreso, traslado, nómina, recepción de pagos y retenciones. Cada uno de ellos tiene distintas aplicaciones e incluye distintos complementos, pero vamos detallando cada uno de ellos. El primer tipo sería tipo ingreso, que es el tipo de CFDI más común y se emite siempre que se recibe un ingreso. Es muy común, por ejemplo, cuando vendemos un producto o servicio, recibimos algún honorario o tenemos ingresos por arrendamiento o algún donativo. Es nuestra obligación emitir un CFDI de tipo ingreso. Este documento coloquialmente se conoce como la factura. Ahora, el tipo de egreso se utiliza cuando es necesario disminuir la cantidad emitida en un comprobante de ingresos debido, por ejemplo, a algún descuento, devolución o alguna bonificación. En la práctica, funciona como una nota de crédito. Un ejemplo sería cuando recibimos alguna mercancía y por alguna razón ya nos habían facturado, pero aparte nos dan un descuento por pronto pago. Entonces, además de la factura de tipo ingreso que vamos a recibir por parte del proveedor, él nos generaría un CFDI de tipo egreso que resta la cantidad del descuento para reflejar lo que efectivamente pagamos por la mercancía. El tercer tipo sería el de tipo nómina. Este documento se emplea como constancia o recibo de pago y se genera siempre que se pagan sueldos y salarios a nuestros empleados o colaboradores. El caso típico de uso es cuando contamos con trabajadores dados de alta en el IMSS. Es nuestra obligación emitir CFDIs de nómina cuando se les paga su raya o su salario para cada uno de los trabajadores que tengamos registrados. El siguiente tipo sería de tipo traslado. Este tipo de CFDI se utiliza para acreditar la posesión legal de mercancías durante su traslado en territorio nacional. Se pueden utilizar con o sin complemento de carta porte. Esta situación es un tanto extensa, por lo que la veremos posteriormente en otro podcast, pero resumiendo, en la práctica, lo utilizaremos para cuando se trasladen mercancías de un punto A a un punto B. El siguiente tipo sería el de tipo recepción de pagos. Este CFDI se le conoce como REP (Recibo Electrónico de Pago) y normalmente se emiten con pagos que son hechos en parcialidades o cuando, al momento de expedir un comprobante fiscal, no se recibe el pago. En términos simples, este tipo de CFDI se emite cuando tenemos un documento de ingreso y al momento que nos lo pagan. Entonces, tendríamos que emitir un CFDI de pago. Sin embargo, también tiene algunas condicionantes que también las discutiremos en un siguiente podcast. Y por último, tenemos el tipo de retención. Este tipo de CFDI es técnicamente distinto en su estructura interna al resto de los otros CFDIs que ya vimos. Este tipo de CFDI ampara las retenciones de los impuestos o los pagos que se realizan a residentes en el extranjero. Pueden emitirse de forma anual, comenzos del año. Un ejemplo sería cuando se da el pago de dividendos de las utilidades del ejercicio anterior, en este caso se emite un CFDI que ampare esa transacción.

06:44 Paola García: Perfecto, y al hablar de que un comprobante fiscal bueno detalla productos, servicios vendidos, cantidad, precio, entre otros elementos, y que bajo el estándar CFDI existen propiedades o atributos adicionales asociados al producto o servicio, a tener en cuenta surge una pregunta muy interesante: ¿Qué elementos hay que tener en cuenta al agregar conceptos a un CFDI?

07:09 Julio Zavala: Sí, como ya lo comentamos, el Anexo 20 es el documento técnico con los lineamientos para generar los archivos XML que validan a los CFDIs, y en él se señalan varios elementos a considerar. Sin embargo, hay dos que hay que tener particular atención. Uno de ellos es la clave de producto o servicio, que es una clave que clasifica los conceptos del comprobante y que debe coincidir con un catálogo publicado por el SAT. Se compone de ocho dígitos y es nuestra responsabilidad buscar dentro de ese catálogo el producto o servicio que ofrecemos, intentar buscar la coincidencia más cercana a nuestro producto. Si por alguna razón, después de buscar, no encontramos el producto o la coincidencia más cercana, existe una clave genérica que es 01010101, es decir, cuatro veces cero uno, que indica que el producto que comercializamos no existe en el catálogo del SAT. Sin embargo, sugerimos no utilizarla por una situación que vamos a comentar más adelante. Para tener acceso al catálogo, podemos simplemente googlear "catálogo de productos SAT" y acceder al primer vínculo que aparezca dentro del portal del SAT. Algo a tener en cuenta en este rubro es que si nos dedicamos a la comercialización de productos y, por ejemplo, compramos un producto y el proveedor nos emite una factura y de ahí viene una clave, por decir algo, la clave X, pero nosotros posteriormente vendemos el mismo producto y lo facturamos con una clave distinta, digamos la clave Y, entonces estamos cayendo en una inconsistencia que en el futuro nos puede ocasionar situaciones a aclarar. El otro elemento que requiere nuestra atención es la unidad de medida, que es similar al punto anterior. Pues hay que buscar dentro de un catálogo de medidas publicado por el SAT la unidad correspondiente a nuestro producto o servicio. Podemos googlear también "catálogos de unidades de medida SAT" y en el primer vínculo que haga referencia al portal del SAT, podemos buscar las claves de los productos o servicios que nuestra empresa ofrece.

09:19 Paola García: ¡Wow! Qué interesante que a través de internet se pueda googlear, como decimos nosotros, y poder tener acceso a ese catálogo. Y vamos a hablar ahora del lado del cliente. ¿Qué pasa? ¿Hay algo adicional que debemos de tener en cuenta?

09:33 Julio Zavala: Sí, hay cuatro puntos importantes a considerar para la versión 4.0 que entró en vigor recientemente. Por ejemplo, si se van a emitir un comprobante fiscal a una empresa moral, solo utilizaremos el nombre, excluyendo el régimen societario. Por ejemplo, imagínate que la factura es para la empresa "Acme SA de CV", el nombre que pondremos en el CFDI será solamente "Empresas Acme", excluyendo "SA de CV" o lo que sea después. Otro elemento a considerar es el régimen fiscal. Este dato usualmente lo debe conocer la empresa o a quien le estamos emitiendo el comprobante. Y adicionalmente, comentar que para el caso del código postal, este debe ser el que está definido en el catálogo de códigos postales del SAT y no el del servicio postal mexicano. Puede coincidir en la mayoría de los casos, pero el código postal que importa es el que tenemos registrado ante el RFC. Por eso es una buena práctica que, al momento de emitir un comprobante a alguien, se solicite una constancia de situación fiscal para tomar toda la información que estamos requiriendo. Y ya por último, tenemos que indicar el uso de CFDI, que al igual que los anteriores, es una clave basada en un catálogo y que tiene el propósito de indicar el uso que le va a dar cada receptor a un comprobante.

10:57 Paola García: Okay, perfecto...

10:57 Julio Zavala: Algunas de las claves más comunes, por ejemplo, son la g03 que son gastos generales, adquisición de mercancías g01 y servicios profesionales g02.

11:07 Paola García: Muy bien, perfecto. Y bueno, hablando ya de toda esa información tan valiosa que nos estás proporcionando, mi querido Julio, ¿hay alguna otra fuente de información que nos ayude a emitir los CFDIs correctamente?

11:20 Julio Zavala: Sí, de hecho, el SAT publica una guía de llenado que es actualizada al hacer actualizaciones en las versiones del CFDI. Esa guía la podemos encontrar en el portal del SAT, además que hace referencia a lo que comentamos anteriormente y presenta casos de uso y escenarios que nos podrían presentar durante la emisión de un comprobante.

11:41 Paola García: Muy bien, perfecto. Y bueno, después de esta información, ¿cómo podemos crear un CFDI o si existe algún software que necesitemos para poder crearlo?

11:52 Julio Zavala: Bueno, antes de abordar la pregunta, hay que conocer el modelo de facturación electrónica en México que se basa en tres elementos: el contribuyente, la autoridad fiscal y un tercero que cuenta con la autorización del SAT para generar y procesar los comprobantes para efectos fiscales por medios electrónicos y de manera 100% digital. A este tercero se le conoce como proveedor autorizado de certificación o comúnmente llamado PAC. Ahora, este modelo hace entonces que podamos emitir los comprobantes mediante dos vías: mediante el portal del SAT, que es la herramienta gratuita, y mediante un PAC o un software que tenga una conexión a un PAC.

12:33 Paola García: ¡Oh, increíble y qué interesante! Pero me surge una pregunta, Julio, ¿por qué tendría que contratar un PAC si el servicio del SAT es gratuito?

12:42 Julio Zavala: Muy buena pregunta. La herramienta del SAT es gratuita, es una plataforma web para emitir totalmente válidos fiscal y legalmente. Sin embargo, recordemos que no es la misión y la función del SAT desarrollar software de gestión administrativa o que cuente con elementos como control de clientes, productos, inventarios. Por lo que, si bien es cierto la herramienta es gratuita, es limitada en cuanto a la emisión y funcionamiento para el uso de los CFDIs. Mientras tanto, por su parte, las versiones que proporcionan los PAC o software de facturación como ERPs cuentan con más funciones enfocadas a la gestión administrativa. Incluso tienen control de usuarios, seguridad, aplicaciones móviles, integración con otros sistemas, etcétera. Entonces, yo diría que la herramienta gratuita es un buen comienzo si estás empezando tu negocio o si tu volumen de facturación es bajo y no requieres más que hacer un llenado y emitir tus comprobantes fiscales que sean fiscalmente válidos y listo.

13:51 Paola García: Claro, o sea, que esta herramienta del software es mucho más sofisticada, más detallada. Pero bueno, ahora ya hablando de esto, ya me lo explicaste muy bien. Pero, ¿qué necesito entonces para crear mis primeros CFDIs?

14:04 Julio Zavala: Para comenzar a emitir comprobantes fiscales bajo el estándar CFDI 4.0, debes contar con tu e.firma, que la puedes obtener o renovar acudiendo a una oficina del SAT. Si vas a emitir tus facturas mediante la aplicación gratuita y tienes menos de un año con la e.firma caducada, puedes renovarla también con tu SAT ID. Además, necesitarás tu certificado de sello digital en caso de que vayas a emitir tus facturas mediante un PAC o un software de facturación, o si eres una persona moral.

14:36 Paola García: ¡Oh, perfecto! Y si lo hago por medio del portal del SAT, ¿qué es lo que necesito, Julio?

14:42 Julio Zavala: Si eres persona física, solo necesitas tu e.firma a través de la aplicación gratuita del SAT. En la página del portal, hay un icono en la barra de menús que dice "Factura Electrónica". Al posicionarnos en ese menú, se despliegan varias opciones y seleccionamos "Servicio de Facturación CFDI versión 4.0". Nos solicitará el RFC y la e.firma, y al ingresar en el portal, encontraremos una opción que dice "Generar CFDI". Ahí llenamos el formulario con los datos de nuestro comprobante que queramos emitir. Por otro lado, si pertenecemos al Régimen de Incorporación Fiscal, podemos facturar desde el portal de "Mis Cuentas", accediendo desde la misma página del SAT en el menú que dice "Facturación Electrónica".

15:34 Paola García: Muy bien, suena sencillo, ¿no? Pero ahora, si quiero contratar un PAC o algún software de facturación, ¿qué tan costoso es? Danos una idea.

15:46 Julio Zavala: Sí, bueno, el Código Fiscal de la Federación señala que los PAC deben ofrecer servicios de facturación gratuita básicos a los contribuyentes, así que dependiendo del PAC que contrates, ellos tendrán planes de facturación de acuerdo a tu volumen y necesidades. Ahora, si lo haces mediante un software que tenga conexión a un PAC, existen algunas empresas, por ejemplo, de las que se me vienen a la mente es Admix (admix.mx), que cuenta con un plan gratuito de facturación. Lo que sí es importante conocer es que normalmente ellos basan sus cobros en algo conocido como "timbres fiscales", a mayor volumen, mayor precio.

16:24 Paola García: Okay, y hablando de timbres fiscales, ¿qué es un timbre fiscal?

16:29 Julio Zavala: Sí, cuando tú emites una factura electrónica se genera primeramente un archivo XML bajo el estándar CFDI 4.0 con toda la información que tú proporcionaste durante el llenado de la factura. Ahora, este archivo es firmado digitalmente con tu certificado de sello digital y enviado mediante servicios web al PAC. Este sella digitalmente el archivo y le asigna atributos adicionales, como por ejemplo, un identificador único conocido como UID, número de sello certificado y otros elementos técnicos que se incluyen en el archivo. Todo este proceso se le conoce como timbrado y al elemento que se le añade al archivo original, el que tú firmaste digitalmente, se le conoce como timbre fiscal digital.

17:15 Paola García: ¡Hombre, qué interesante está esto! Eh, y bueno, me imagino que por diferentes circunstancias puede ser que yo necesite hacer una cancelación. Ahora, ¿se puede hacer una cancelación y si se puede, cómo la hago?

17:30 Julio Zavala: Sí, de acuerdo con la versión 4.0 del estándar, hay que indicar el motivo por el que queremos cancelar un CFDI mediante una clave. El SAT considera cuatro claves de cancelación para dos posibles escenarios. En el primer escenario, cuando no se concretó la operación, solamente debemos indicar la clave de cancelación 03. Esto ocurre cuando vamos a cancelar un CFDI y la operación no se concretó, por lo tanto, es una cancelación directa. En caso de que haya habido un error en la emisión, hay tres posibles claves. Utilizaremos la clave 01 cuando vamos a cancelar un CFDI que está relacionado con otro, pero fue emitido de forma errónea. En este caso, lo que procede es sustituir la factura y al momento de solicitar la cancelación de la incorrecta, debemos incorporar el folio de la factura que sustituye a la que estamos cancelando. Utilizaremos la clave 02 cuando vamos a cancelar un CFDI que no tiene relación con ningún otro. En este caso, el CFDI fue emitido con errores pero no tiene relación. Por último, utilizaremos la clave 04, por ejemplo, cuando tenemos un punto de venta y de las ventas del día hacemos una factura global que abarca todas las ventas del día de público general. Pero de repente, alguien de esas ventas que ya facturamos solicita una factura. Entonces, cancelaríamos la factura global con el motivo 04, reexpidiendo la factura sin incluir la de ese cliente, y adicionalmente se facturaría una nueva a ese cliente que solicitó. Hay otro punto a considerar en todo este proceso, y eso aplica para todos los escenarios, y es que las facturas que intentemos cancelar con un monto superior a mil pesos mexicanos, que son aproximadamente 50 dólares, no se cancelan inmediatamente. Al momento de que nosotros procesamos una cancelación, en su caso, el receptor del documento recibe una solicitud de cancelación en su buzón tributario, el cual tiene tres días para aprobar o rechazar esa cancelación. En caso de no ser atendida esa solicitud, la solicitud podrá considerarse como positiva y, por tanto, se cancela el comprobante.

19:46 Paola García: Excelente, Julio. Y bueno, como ya escuchaste, mi querido oyente, en este episodio hemos explorado el mundo de los CFDI's, su importancia en la contabilidad y cómo su correcta implementación puede beneficiar a tu negocio. Esperamos que toda esta información haya sido de mucha utilidad y lo siga siendo. Además, esperamos que tengas las herramientas para emprender, si es que aún no lo has hecho. Gracias por escucharnos, mi nombre es Paola García.

20:11 Julio Zavala: Gracias, Paola, y gracias a ti que nos escuchas. No olvides suscribirte al podcast y mantenerte en contacto con nosotros. Envía tus preguntas y comentarios a podcast@zavalaaguilar.mx. Y para quienes nos ven en YouTube, si te gustó este episodio, dale clic en "Me gusta" y compártelo con tus amigos. Y si no te gustó, dale dos veces clic en "No me gusta". Soy Julio Zavala, y esto fue "Empresarios de a Pie". Hasta la próxima.

20:36 [Música]

20:59 Paola García: "Empresarios de a Pie", una producción de Zavala Aguilar.